Privacy condominio: come si comporta l’amministratore?

 

Privacy condominio

Privacy condominio – Tra gli svariati incarichi dell’amministratore di condominio svetta per importanza e delicatezza la gestione privacy. È infatti dovere di ognuno di essi essere perfettamente consapevoli del proprio incarico, dei limiti e degli obblighi a cui bisogna rispondere in fatto di gestione e protezione dei dati personali dei propri condòmini.

Quando si parla di tutela della privacy dei condomini si fa riferimento a tutti quei meccanismi che consentono ad un garante della privacy di tutelare gli stessi condòmini qualora i loro diritti vengano violati in diverse possibili occasioni. La divulgazione di dati personali senza consenso o la registrazione di filmati a scopo di diffusione sono solo un paio di esempi che possono ledere la loro privacy, con il rischio di degenerare in problematiche giudiziarie molto gravi.

Vediamo allora quali sono i punti principali da prendere in considerazione e le leggi di riferimento.

Privacy condominio – il ruolo dell’amministratore

All’interno di un condominio l’amministratore deve essere in grado di bilanciare la necessità di trasparenza nelle attività di gestione ed amministrazione con il diritto di riservatezza che appartiene ai singoli condòmini.

Egli viene infatti riconosciuto come ‘responsabile esterno’ e, in quanto tale, dovrà seguire scrupolosamente quanto previsto dagli articoli 24, 28, par. 3, lett. b), e 29 del GDPR.

In sintesi, è attivo il principio di accountability, tale per cui i dati dei condòmini dovranno essere trattati per ragioni di natura professionale e, al col tempo, mediante una serie di accortezze e misure organizzative atte a proteggere e limitare qualsiasi possibile violazione tanto intenzionale quanto come risultante di negligenza.
Ne consegue che anche l’adozione di misure di sicurezza all’interno dello studio dell’amministratore sono necessarie, insieme alla disponibilità a fornire assistenza ai condomini nel garantire i loro diritti, creando le condizioni per far rispettare al meglio le misure previste per la protezione dei dati e garantendo prontezza nell’informare l’interessato in caso di violazione del regolamento o dei dati stessi.

Egli deve poter garantire una conoscenza sufficiente che permetta di soddisfare adeguatamente quanto previsto dal GDPR e, in particolare, tutelare i diritti degli interessati (in questo caso i condomini) rispettando in particolar modo la necessità di impegnarsi nella riservatezza nei confronti dei dati personali di quest’ultimi.

È possibile per l’amministratore individuare soggetti diversi a cui riconoscere il permesso di trattamento dei dati personali, alla condizione che quest’ultimi siano altrettanto competenti e in grado di garantire la stessa riservatezza. Ovviamente, il contesto condominiale implica la consultazione con l’assemblea, alla quale è riconosciuta la facoltà di accettare o meno la divulgazione dei loro dati a terzi.

Le informazioni che interessano i condòmini e che sono trattabili da parte dell’amministratore sono i dati personali riconosciuti come ‘pertinenti’, ossia che non sono in esubero rispetto allo scopo di gestire e amministrare correttamente il condominio.

Facciamo un esempio: i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini sono trattabili nel momento in cui risultano utili per comunicare convocazioni di assemblea, perché inerenti alle attività di amministrazione del condominio.
Non sono invece trattabili se accostati ad altre annotazioni personali senza rilevante motivazione (come i motivi di giustificazioni di assenza ad un’assemblea).

È importante, inoltre, tener conto che, nel momento in cui vengono trattati dati appartenenti a terzi che si differenziano dai condòmini, sarà necessario informarli sugli scopi e sulle modalità con cui verranno utilizzati, insieme ai diritti di cui godono (parliamo quindi di un’informativa sulla privacy).

Un servizio di consulenza specializzata, in tema di privacy in ambito condominiale , consente all’amministratore di gestire in maniera esaustiva e sicura la propria attività in qualunque contesto, adeguandosi alle necessità e ai bisogni che ogni realtà presenta.

Privacy condominio – il ruolo dei condòmini

Per un amministratore è bene tener presente anche il ruolo rivestito dai propri condomini. Questi sono riconosciuti come contitolari dello stesso medesimo trattamento di dati di cui l'amministratore, che come abbiamo detto agisce come responsabile del trattamento, ha l’effettiva gestione.
Ciò significa che la privacy dei condòmini che vivono all’interno dei condomìni è paritaria e viene ripartita equamente fra tutti coloro che vi abitano.

Perciò il condominio, essendo anch’esso titolare del trattamento dei dati, deve essere consapevole che, riconoscendo all’amministratore il ruolo di titolare esterno, gli affida compiti quali:

  • osservare e far rispettare i principi esposti dal GDPR, così come i diritti dei soggetti interessati;
  • trattare in maniera adeguata i dati;
  • redigere un’adeguata informativa sulla privacy da inviare o rendere comunque accessibile a chiunque acceda al condominio o vanti un diritto reale o di godimento nell’edificio;
  • organizzare il contesto condominiale in misura tale per cui, nell’eventualità di specifiche attività come la distribuzione della posta o l’ordinamento dell’archivio (tanto a livello cartaceo quanto digitale) vengano adeguatamente rispettati i principi di sicurezza per i dati dei condòmini; 
  • nominare per iscritto i responsabili e i soggetti autorizzati a trattare i dati (che possono essere tanto dipendenti condominiali quanto collaboratori);
  • valutare la tipologia di impatto che forme di video sorveglianza o video citofoni possono avere sulla privacy.

Per questa ragione è possibile, da parte dei condòmini nominare anche a livello formale il proprio amministratore come ‘responsabile’ del trattamento dei dati personali appartenenti ai condomini, seguendo quindi le logiche previste dalla GDPR. 

In questo modo verrà riconosciuto all’amministratore il ruolo corretto in tema di privacy, come previsto dalla vigente normativa.

I condòmini che riconoscono nell’amministratore una persona attenta alle loro necessità di privacy e di tutela dei diritti fondamentali, percepiscono un senso di sicurezza e di maggior valore per il ruolo rivestito dal loro principale punto di riferimento.

La violazione della privacy condominiale, per un comportamento scorretto da parte dell’amministratore o di uno dei condòmini, potrebbe, in caso di coinvolgimento delle autorità, dare luogo ad azioni ispettive finalizzate alla verifica della corretta applicazione di tutte le procedure corrette e di tutti gli adempimenti previsti. Le sanzioni, in caso di mancata applicazione delle misure idonee, sono molto ingenti.

Al fine di evitare errori nell’applicazione delle normative sulla privacy e nell’espletazione degli adempimenti previsti, è consigliabile approfittare della competenza di consulenti esperti, in grado di affiancare al meglio l’amministratore nella gestione del tema della privacy condominiale.

Privacy Condominio – il manuale di Kruzer

Una delle misure organizzative, riconosciuta anche dall’ Ente Italiano di Normazione (Uni) è di dotare i condòmini di un manuale per il corretto utilizzo dei dati personali condominiali.

Scarica gratuitamente il manuale redatto dai professionisti di Kruzer per adempiere a questa misura.

Per tutti gli altri adempimenti indispensabili, Kruzer è a tua disposizione con i suoi consulenti esperti di privacy.

 


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